Etude de cas sur l’externalisation de la frappe de constats d’huissiers

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Maître D. est Huissier de Justice à Nice ; installé depuis 7 ans, son étude comprend deux Huissiers de Justice associés et 1 secrétaire juridique.

Depuis plusieurs années, l’activité de l’étude d’Huissiers de Justice de Maître D. a connu une croissance soutenue, notamment en ce qui concerne les constats. Ces constats de plus en plus nombreux ont logiquement engendré une augmentation significative du volume de travail de frappe. Ces travaux de dactylographie de constats ont naturellement été confiés à la secrétaire de l’étude, laquelle assurait déjà par le passé la frappe des courriers et des états des lieux des deux Huissiers associés. Néanmoins, la charge de travail supplémentaire que représentait la saisie de ces constats supplémentaires est rapidement devenue ingérable et incompatible avec la poursuite des autres tâches de secrétariat confiées à l’assistante.

Maître D., conscient de devoir trouver une solution pour décharger au moins en partie sa secrétaire, a alors décidé d’assumer lui-même une partie de ce travail de dactylographie de ses constats d’huissier. Mais il s’est rapidement rendu à l’évidence : cette tâche particulièrement chronophage occupait rapidement toutes ses soirées voire ses week ends !

Maître D. a alors pris la décision d’investir dans un logiciel de reconnaissance vocale. Malheureusement, et bien qu’il ait “donné sa chance au produit” en laissant le temps nécessaire au logiciel pour s’habituer à sa voix et en consacrant lui-même du temps à l’amélioration de son profil vocal, la conclusion était sans appel : le temps passé à corriger les fautes d’orthographe et à remettre en forme ses constats et courriers restait trop important, rendant l’opération peu rentable…

C’est à ce moment que Maître D. a décidé de se tourner vers les solutions d’externalisation de la frappe pour Huissiers de Justice. Après une rapide recherche Internet, Maître D. a contacté la société LegiVox, spécialiste de la retranscription externalisée de documents juridiques, offrant notamment un service de dactylographie de constats et d’états des lieux à distance dédié aux Huissiers de Justice (la société parisienne propose en effet également ses services aux Avocats pour la frappe de leurs conclusions et aux Experts pour la dactylographie de leurs expertises)

Après un premier contact téléphonique permettant de s’assurer notamment de la compatibilité du système de dictée numérique de l’étude avec la plateforme de frappe juridique à distance du prestataire, Maître D. a immédiatement bénéficié d’un test gratuit et sans engagement. Cet essai gratuit lui a permis de se familiariser avec l’utilisation de l’interface d’envoi et de récupération LegiVox, et bien entendu de tester le niveau de qualité des secrétaires juridiques de l’équipe LegiVox amenées à assurer la saisie de ses constats, états des lieux et autres courriers d’Huissiers.

Totalement rassuré sur ces deux points (dimension technique et qualité des retranscriptions) qui étaient ses deux craintes liées à la démarche d’externalisation de la frappe de ses constats et états des lieux, Maître D. a rapidement souscrit une offre LegiVox, convaincu qu’il tenait là la solution à ses problèmes de secrétariat qui perturbaient dangereusement le fonctionnement de son étude d’Huissiers de Justice.

Il a ainsi pu progressivement confier de plus en plus de fichiers à la société LegiVox, qui assure aujourd’hui la saisie de la quasi-totalité de ses constats, la secrétaire interne de l’étude se chargeant exclusivement des travaux de dactylographie extrêmement urgents, et consacrant surtout son temps à des tâches d’assistance et de gestion de l’étude qui ne peuvent être externalisées.

Maître D. utilise aujourd’hui quotidiennement le service de dactylographie à distance pour huissiers de la société LegiVox, et ce depuis bientôt 3 ans. Il en tire une satisfaction totale :

“L’externalisation de la frappe de mes constats me semble aujourd’hui une évidence ; je regrette seulement de ne pas y avoir pensé plus tôt !”, nous confie Maître D.

Pour plus d’informations sur la solution de dactylographie juridique à distance de la société LegiVox, rendez-vous sur www.legivox.fr

Pour le service de frappe externalisée dédié aux Huissiers de Justice, rendez-vous sur www.legivox.fr/huissiers.html

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